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应用文写作的一些基本要求
(一) 用字、用词和符号要规范
必须使用由国家公布实施的汉字简化字，不用繁体字、简化字、自创字，更不能出现错别字。
如： 圣廷快乐、 宁停三分不抡一秒
……屏弃陈规陋俗、大并油条
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用词要规范，不能用半文半白的句子，不得使用生僻词、自选词和未经公认的机关单位的简称。
如：全总（全国总工会）、 工交（工业与交通）、
人流协会（人才交流协会）、 人矛（人民内部矛盾）
性比例失衡（性别比例失衡） 女猪（女式猪皮鞋）
谐音不能出现在公文中。
如: 钙不能失、咳不容缓、别具一革
骑乐无穷、随心所浴、闲妻良母
高等发院、黑心汤圆、井茶局、飞发走丝
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正确使用标点，克服不用、乱用标点的现象
(1) 除前引号 “、前书名号 《、<、
破折号 —、前括号 ( 外，其它标点不得写在第一格。
（2）——、……要用两格，中间不能断开。
(3)引号、括号、书名号的前一半不出现在一行末尾，后一半不出现在一行之首。
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（二）起草公文必须用毛笔、钢笔书写或打印机打印，不得用圆珠笔、铅笔、颜色笔等
文面的天头要稍大一些，地脚略小，两边适当
留空，便于领导审稿、修改。
（三）人名、地名、时间、数字、引文要准确
日期应当写具体的年、月、日。
文内使用简称，一般应先用全称并注明简称。
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关于数字用法
1、写作时，凡是可以使用阿拉伯数字而且得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，均应使用。
公历世纪、年代、年、月、日；时、分、秒。
统计表中的数值，如正负数、小数、百分比、分数、比例等，必须使用阿拉伯数字。34、－289、12.3、56%、1/8、1:3。
2、要求使用汉字的,必须使用汉字。
(1)定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字。
一律、十滴水、七上八下、五省一市、星期五、二万五千里长征、五四运动、九三学社、不管三七二十一、二十挂零。
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(2)中国干支纪年和夏历月日。如：丙寅年正月初五、
腊月二十三
(3)中国清代和清代以前的历史纪年，各民族的非公历纪年。
如：秦文公四十四年
(4)含有月、日简称，表示事件、节日和其它意义的词组，如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。其它月份，不用间隔号。是否使用引号，视事件的知名度而定。
如：“一•二八”事变、 “一•二九”运动、 “一•一七”批示
五四运动、 七七事变、 “五二0”声明、
“九一三事件”
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（四）题目
1、写在第一页稿纸第二行，原则上居中写，前后各留出比较匀称的空格。
若标题较长，下顺一行，但要上少下多，使上行“骑坐”于下行的正中位置。

2、题目中分句与分句之间留空一格，以示断句，而不使用标点。（标题中除法规、规章名称加书名号、特殊意义的词加引号、联合行文的单位间可用顿号外，一般不用标点）
√
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3、使用副标题，紧接正题下一行书写，用占两格的——表示，前空两格，不能“突”出去，也不能缩进来，回行时与上行副题的第一个字对齐。
××××××××××
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（五）署名
题目下空出一至二行，在下行中间或稍偏后位置写作者姓名。
（六）序码
一般章节顺序号码是：
一、（一）、1、（1）……
一篇文章的第一顺序标题后不加标点；若有子标题，标题后加句号。
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引公文应当先引“标题”，后引“发文字号”
引用外文应当注明中文含义。
（七）引文
段中引: 较短引文，引原文用引号，引大意不用
提行引: 较重要又较长，或强调的内容，引文要
单独设段，在冒号后另起。
（引文第一行需留空四格，头尾处不加引号，但上下均要空出一行，用黑体。）
在机油的外包装上，我们都经常会看到SAE和API。其中SAE是美国汽车工程协会的简称，API是美国石油协会的简称。SAE后边的标号标明机油的粘度级别，而API后边的标号则标明机油的质量级别。
10W-40就是它的SAE标准粘度值，这个粘度值首先表示这个机油是多级机油，W代表WINTER冬天，W前面的数字代表低温时的流动性能，数值越小低温时的启动性能越好。W后面的数字代表机油在高温时的稳定性能（即变稀的可能性），数值越大说明机油高温的稳定性能越好。
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（八）附注
1、随文注（夹注）：紧接句子，用（）标出。
2、页下注（脚注）：根据本页注目的多少，在本页下端留出适当空白，逐一注明本页引文详细出处。
3、篇末注（尾注）：全文写完后，空出两、三行，
对本文所有注目依次作注。
采用页下或篇末注，在正文中要用注码标出，位置在所注对象的后面右上角，占一格。
附注的说明内容与顺序：著者、书名或篇名（期数、卷数)、出版者（刊物名称）、出版时间、页码。
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公文概说
（一）什么是公文：
是党政机关、人民团体、企事业单位在处理公务中形成并使用的具有法定效力和规范体式的公务文书。
（二）公文的特点：
1、由法定作者制发，具有法定效力。（法定性）
2、具有法定的现实执行效用。（政策、针对、时效性）
3、具有规范的体式。（程式性）
4、履行法定的程序。（规定性）
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（三）公文种类
党、政机关规定的共有18种
1、党政机关都使用的9种：
决定、通知、通报、报告、请示、
批复、会议纪要、意见、函
2、党务机关单独使用的5种：
公报、决议、指示、条例、规定
3、行政机关单独使用的4种：
命令（令）、公告、 通告、议案
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密级 期限
（紧急程度）
×××文件（发文机关）
××发（字）[ 年号]×号
签发人：×××
关于××的通知（标题）
界栏
××（主送机关）
×××××××××××××××（正文）
附件：1、××
发文机关署
（印）××年×月×日
（××××）（附注）
主题词：×× ×× ××
抄送：××× ×××（抄送机关）
（共印××份）
（×××）印发机关
×年×月×日印发
（四）公文版式
（份号）××××…
文头
主体
文尾
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1、关于发文字号的书写
（1）位置：一般位于版头的正下方，文头部分与正文部分的间隔横线的正上方。
如果有签发人，其位置在版头左下方。
（2）构成： 发文机关代字＋年份(发文年度)＋序号(发文顺序号)三部分组成。
机关代字是发文机关名称的极度简缩，如：“国发”、“中发”、“国办发”、“陕政字”、“川府”等。
年份就是发文当年的年度，用阿拉伯数字写全，不得缩写，如 “08”。年份加六角括号，例如：〔2008〕。不得用圆括号或别的括号。
序号是机关发文的流水号，当年所发的第一份公文是1号，以后依次顺排即可。除命令(令)外，其它公文的序号前不加“第”字，数字前面也不加“0”。
如：国烟专〔2006〕445号 √ 国烟专（06）第445号 ×
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2、关于标题的写作
（1）位置：公文标题位于间隔横线下方，居中排列，
字号大于正文。
（2）构成：发文机关＋事由（主要内容）＋文种
（3）种类：
完全性标题：
如：《国家烟草专卖局关于卷烟准运证实行统一管理
的通知》
不完全性标题：
事由+文种 ： 《关于开展国家公务员普通话培训的通知》
发文机关+文种 ：《烟草专卖局通报》
文种 ： 《通告》
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（4）事由的写作
要尽力防止出现以下三种情况：
不明确——意义含混，令人不知所云。
如： 《关于尽快修复三号公路的请示》
三种不同的理解：
一是要求上级尽快修复三号公路；
二是要求上级批准本单位修复三号公路的计划；
三是要求上级出面干涉三号公路的修复事宜。
不简炼——面面俱到，臃肿庞杂。
《××县人民政府在工业会议后为贯彻省政府关于开展增产节约运动的指示根据本县情况提出措施计划并增产指标向市政府的报告》。
不规范——或刻意仿古，或者标新立异。
《呈报扩建校舍由》，应写成《关于扩建校舍的请示》。
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（五）公文的行文规则
行文规则是公文运行的基本规范。是防止行文混乱，提高公文质量和效率，发挥公文效能的重要保证措施。
由于隶属关系和职权范围的不同，在公文行文中就产生了不同的行文关系和行文规则。
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1、行文关系：
指行文时发文单位与受文单位之间的关系。
三种形式：
（1）下级机关向上级机关行文，即上行文关系。包括：逐级行文和越级行文两种方式。
（2）上级机关向下级机关的行文，即下行文关系。包括：逐级行文、多极行文和直达社会群众三种行文方式。
（3）平行或不相隶属机关之间的行文，即平行行文关系。包括：同一系统同级机关的行文和不相隶属机关之间的行文。
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2、行文规则
（1）一般情况下不越级行文。除非发生下列特殊情况：
①发生了紧急情况，如严重自然灾害或突发事件、外敌入侵等。
②回复更高级的上级机关直接需要的情况或交办事项的处理情况。
③只有请示更高得上级机关才能解决的问题。
④数次请示直接上级机关而得不到答复，以致影响工作的。
⑤控告直接上级。
⑥报告重大的喜讯。
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（2）准确认定主送机关和抄送机关。
（3）联合行文的机关之间，级别应该相同或相近。
（4）同级别的所属部门之间不能联合发文。
（5）党政机关之间不相许行文（政府及其部门与同级
党委、军队机关及其部门可以联合行文）
（6）一般不影响上级机关负责人个人直接报送公文，除非负责人特别交待或紧急、涉密事项。
（7）不得向上级机关负责人多头报送公文。
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几种常用公文文种辨析
（一）通知与通报
1、内容不同。
“通知”用于批转、转发公文，发布行政规章，布置工作，通知事项，任免和聘用干部；“通报”用于表彰先进、批评错误、通报重要情况。
2、受文机关不同。
“通知”是特定的，只发给有关单位；“通报”的受文对象一般是下属单位，要求“全体周知”。
3、发文目的不同。
“通知”要求受文单位贯彻执行，有较强的约束力；“通报”的目的是进行宣传教育或沟通信息，具有指导性。
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（二）通知与函的区别
1、隶属关系不同
通知的使用基本上是上级机关对下级机关。函的使用主要是在没有隶属关系的机关之间。
2、行文方向不同
通知是下行文，函则属于平行文，即使行文双方级别高低不同，也因没有隶属关系，遇到问题只能用函行文商量解决。
3、功能不同
通知的功能比函广泛得多。函只用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等事项。
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（三）通告与公告

1、发布机关不同。
“公告”的制作单位级别较高，一般是国家中、高级领导机关
及有关职能部门；“通告”没有限制。
2、内容特点不同。
“公告”的事项更重大，具备使世人知晓的意义；“通告”的内
容比较具体，业务性较强。
3、公布范围不同。
“公告”对国内外公布；“通告”仅限于“一定范围内”。
4、执行要求不同。
“公告”主要是重要消息的告知，除特例外，没有强制性执行要求；“通告”中常涉及有关人员的应遵事项，强制性特点较突出。
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（四）请示与报告
1、用途不同。
“报告”用于汇报工作、反映情况；“请示”为求得上级对工作、要求等的指示、批准和帮助。
2、回复要求不同。
“请示”要求上级必须给予答复；“报告”则不需要。
3、写作时间不同。
事前写“请示”；“报告”可根据情况在事前、事中、事后行文。
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（五） 意见与报告
1、行文方向不同。
“报告”是完全的上行文；“意见”可用做下行文、平行文。
2、内容不同。
“意见”只能用于对重要问题提出见解和处理办
法；“报告”无此限制。
3、对上级的要求不同。
“意见”可强制上级机关复文并作出处理；“报告” 则不能。
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（六）会议纪要与决定
发布方式不同。
“会议纪要”一般不能独立对外发出，需要用“通知”等转发；“决定”可独立发文。
形成时间不同。
“决定”是对事项的决策确定，可会前、也可会后形成；“会议纪要”是对一次会议全部议题的概括，必须会后形成。
内容不同。
“会议纪要”记载的是会议情况和议定事项，议定事项必须是与会各方统一的意见；“决定”可根据情况多数确认并通过即为有效。
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例一： ××丝绸学院工艺美术系
19××年本科招生通告
一、我系面向全国招生。在北京、广州、重庆、武汉、西安、沈阳、济南、苏州设立考点。
二、招生专业：染织美术设计、服装设计。
三、报名日期：3月20日－－28日。
四、报名地点：××省××市本院招生办公室。外地考生可函报，函索招生简章和报名表，每份2元。
文种错用及书写不规范情况
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更改厂名暨展览公告
经上级批准，××长江五金厂更名为××长江水暖器材厂，原合同继续有效，特此公告。
本厂专业生产“××牌”各类中高档冷热水嘴，镜面化妆箱、电热烘干机、家用淋浴器。以上产品参加6月10日至6月21日“××宾馆室内装饰配套产品技术交流交易会”，欢迎各界人士参观指导，洽谈业务。
例二
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公告
××市效区河道管理处，对××河河夹心至×××段进行河道整治工作，发现此段内埋有坟墓。根据我省河道管理条例规定，不准在堤防内埋葬坟墓。因此，限坟主于5月末前迁出，逾其不迁者按无主坟处理，特此公告。
例三
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几种公文的写作要点
一、通知
（一）定义:
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（二）分类：
发布指示、颁发规章、晓谕性、任免、会议、批转性通知。
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（三）批转通知的写作：
分：批转性（上级对下级）和转发性（下级对上级）
1、标题
1、必须使用完全性标题——发文机关＋事由＋文种。
国家烟草专卖局转发《国务院法制办公室关于印发行政复议法律文书(试行)格式的通知》的通知
2、层层转发的通知，事由可用自己的话表达，并直接转发直接上级的通知。
如：河北省烟草专卖局关于转发《国家烟草专卖局转发<国务院法制办公室关于印发行政复议法律文书(试行)格式的通知>的通知》的通知
应为：《河北省烟草专卖局转发国家烟草专卖局关于印发行政复议法律文书(试行)格式的通知的通知》
如：《国务院办公厅转发教育部等部门关于进一步加快高等学校后勤社会化改革意见的通知》。
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2、正文：
起笔：
“现将XX关于xx文件（ 标题、发文字号）批转给你们，望研究执行”或“现将Xx文件转发给你们，望遵照执行。”
以下是批转、转发单位的具体意见，包括：态度、执行要求、措施等。
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例： 现将《国务院法制办公室关于印发行政复议法律文书 （试行）格式的通知》（国法函〔2000〕31号）转发给你们，并将有关问题通知如下：
 一、行政复议法律文书（试行）格式的推行和使用对于规范烟草行业行政复议活动，提高烟草专卖行政复议机关办理行政复议案件的水平，进一步推动烟草专卖行政复议工作具有重要的现实意义。各级烟草专卖行政复议机关要及时按照提供的烟草专卖行政复议法律文书（试行）格式的要求印制、使用。    二、全国烟草行业实行“统一领导、垂直管理、专卖专营”的管理体制。对烟草专卖行政主管部门作出的具体行政行为不服的，应向上一级烟草专卖行政主管部门申请复议。   三、烟草专卖行政复议法律文书（试行）格式在使用中 的情况和问题，请及时报告国家烟草专卖局。
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（四）会议通知的写作
1、标题：比较灵活，可采取不同的拟制形式。
2、正文：具有要素化的特征
写清会议的名称，召开会议的目的、依据，会议的中心议题，召开会议的具体时间（会期、报到时间）、地点、参加人员、需要携带材料、联系人、联系方式、其他事项等必备的要素。
会议通知的写作需注意不要让人产生疑问。
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××市人民政府
转发工商局《关于加强工商行政管理
工作若干问题的报告》
（2007）X政字第34号
各单位：
《××市工商行政管理局关于加强工商行政管理工作若干问题的报告》已经市政府同意，现转发给你们，望认真遵守。
近几年来，工商管理部门在严格执法过程中，做了大量工作，取得了比较优秀的成绩。各级人民政府要继续加强对工商行政管理工作的领导，坚决贯彻执行国务院领导同志关于进一步加强工商行政管理工作的精神，着重发挥各级工商管理机关的作用，为全面提高我市国土管理工作创造条件。
××省人民政府办公厅
一九××、十、五
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通报
（一）概念：通报是把工作情况、经验教训、典型事例及有 教育、指导、
规范意义的事件向下级或公众发布的周知性公文。
（二）特点：教育引导性、沟通交流性、较强的时效性。
（三）分类：
1、情况通报：是领导机关告知重要情况，传达会议精神，
沟通信息，使所属单位和干部群众了解情况、
相互借鉴、统一认识、协调动作、取长补短、共同提高等。
2、批评性通报：是针对影响较大的错误和有倾向性的问题进行剖析和批
评，以示警戒。包括对个人、集体。
3、表彰性通报：用于表彰先进人物和先进集体，。
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（四）结构形式：标题+主送机关+正文+落款
（五）正文的写作
引言：通报原由。（情况通报一般有这一部分内容。）
通报事项：事件交待，要简练、真实、准确。
对通报事项的分析：意义、性质、经验、教训等。
对通报对象的奖励或处理决定。
对受众的希望、号召、要求。
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共青团××铁路局委员会
关于表彰周××等同志英勇救险事迹的通报

共青团员周××是××铁路局××分局××火车站客运三班的服务员。今年4月30日上午9时30分，她和班里的同志们正在站台上迎接即将进站的365次旅客列车。突然，在相距行进中的356次列车仅50余米的地方，一辆装有维修工具的三轮车经过道口时，因车轮卡入轨隙，连人带车翻倒在接车轨道的道心。眼看一场事故就要发生，周××同志迅疾冲上前去，扶起运送维修工具的骑车者，并拼尽全力将散落在轨道上的维修工具移到道旁。此时，客运三班的共青团员王××，服务公司青年职工赵××也火速赶来援救，合力将三轮车推出道外。356次列车从他们身边呼啸而过，一场事故得以避免。
周××等三同志不顾个人安危，英勇抢救同志生命，保护了列车的安全，充分体现了现代青年的精神面貌，为广大共青团员树立了好榜样。
为表彰周××等同志的英勇事迹，共青团××铁路局委员会决定，授予周××模范共青团员的光荣称号，同时给予共青团员王××、青年职工赵××通报表扬，并给予他们物质奖励。
希望全局共青团员、广大青年学习周××等三位同志将个人安危置之度外，奋力抢救同志生命和国家财产的无畏精神，积极做好本职工作，努力为社会主义现代化建设事业做出更大贡献。
共青团××铁路局委员会
一九××年×月×日
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三、请示
期复性上行文。向上级请求批准。
分类：请求指示的、批示的、帮助的、批转的
标题：多采用省略发文机关或完全性标题
正文：
1、请示原由：关键内容，要充分完整表述。
2、请求事项：核心内容，要清楚、具体、详细。
3、请示语：要谦和有礼。
“以上请示当否，请批复”。“请予审批。”
“以上请示如无不妥，请批准。”
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写请示注意事项：
1、 事前行文。
2、一事一文。
3、只能有一个主送机关；忌多头主送和
越级行文；请示不能写给个人。
4、理由要充分合理，处理意见要明确。
5、用语得当，不能出现命令性语言。
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病文1
请示报告
局领导：
我们处2001年已经购买过3台计算机，多年来一直不停地使用，今年以来已经明显的不能使用了，致使我们的工作效率无法提高，必须重新购买一些计算机。为此，要求局里拨款12万元，打算购买几台配置比较高的计算机和数量相当的打印机。
无论如何，望批准购买。
另外，财务科的保险柜密码锁也严重失灵，不太安全，应当更换新的保险柜，请顺便追加拨款4千元，请一并批准。
XX局XX处
2007年9月20日
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病文2
关于劳教审批政策问题的请示报告
（1990年7月20日）
公安部：
一、公发【1990】9号文件下列条款适应范围是否包括那些在农村作案的农业人口？
第一条第三款“卖淫或嫖娼被公安机关查处两次以上（含两次）的，应予以劳动教养”；
第二条第二款“但对被公安机关查处两次以上（含两次）的屡教不改者，应予以劳动教养”；
第五条第一款“以赌博手段设局骗钱数额巨大的，屡教不改的赌博分子，以及为赌博活动提供场所、赌具、食宿条件的，应予以劳动教养”。
二、人大常委会通过的《关于处理逃跑或者重新犯罪的劳改犯和劳教人员的决定》中规定，对劳教人员解除教养
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三年内犯罪，逃后五年内犯罪的，从重处罚。但对逃跑后五年内再未发现犯罪的是否再予追究未作规定。我省有一劳教人员于八六年被处于劳动教养三年后，闻风而逃，至今已四年，返乡后经审查没有发现新的违法犯罪事实，现是否还要执行原决定？

上述请示，务必速予答复，以便执行。

省公安厅劳教审批办
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四、报告
向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文。
分类:汇报工作、反映情况、答复性、报送文件、物件 的。
正文：
开头：基本情况概述。
主体：主要成绩和经验体会等。
结尾：存在问题或意见。
结束语：“请审核。”“特此报告”。
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关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告

省行：
×月×日，××地区遭受了一场历史上罕见