应用文写作指导
张子莲
一、书信
书信是人们日常交往的信件。用于内亲外戚之间的信函叫家书，其他还有师长弟子、同事同学、朋友同乡之间往来的信函。
书信历史悠久，在我国已经用了几千年了。1975年湖北湖云梦县城关西郊发掘出两件木牍，上面写的是秦代两个士兵给兄弟的家信，这是我国出土文物中最早的家书实物。据专家考证，这两封信写于秦始皇二十四年，即公元前223年，可以说是目前发现的年代最早的书信。可是，在古代“书”和“信”是两个意思。“书”是朝廷用来处理国家大事、要事的公文，普通老百姓是不能用的，后来才渐渐为老百姓中长者、尊者处理个人事务的文书，老百姓之间传递信息只能托人捎口信。“信”字从“从”从“言”，就是“带口信的人”的意思，引申为“信息”、“信使”。直到唐代以后，“书”才用来称书信；唐代大诗人杜甫诗句中“烽火连三月，家书抵万金”的“书”就是“信”。“书”和“信”开始连用一直到今天。
自古以来，书信的名目繁多。由于书写的工具不同，写在木片上的叫“牍”，写在竹片上的叫“简”，写在布或纸上的叫“帖”或“帛”。信写好后要装入信封，所以又叫“函”。因为写信用的木简有一尺长，后来就把信称为“尺牍”。
在几千年的历史长河中，书信不断发展，用途也越来越广，已成为一种传递信息、交流情感、处理事务、依据凭证的工具，具有其他通讯工具所不能替代的功能。即使在信息时代，尽管有了电话、电报、图文传真和电子邮件这些现代化的传递方法，但是古老的书信仍是人际交往的一种重要的工具。
1、内容广泛、真实自然
在信中，工作学习、生活琐事、爱情婚姻、经济事务等可以无所不说，说什么都可以。由于书信人是自己的亲人或朋友，因此可以开诚布公，畅所欲言，有什么说什么，想说什么就说什么。
2、写法自由，没有拘束
私人书信不受表达形式的限制，篇幅可长可短，有千字的长信，也有几十个字的短札；表达方式也可随心所欲，可以叙述为主，也可兼用描写、抒情、议论等多种方式，可以无拘束地表达个人的感情。
3、经济实惠，可靠方便
尽管写信要花一点时间，传送速度也比较慢，但较之其他形式，毕竟可以少花钱。而且黑字写在白纸上，不容易误事，更为可靠，也便于保存。此外，写信不被地点、设备的限制，只须一张纸一支笔，想写就写；也不管什么时候，白天黑夜都可以写，比其他通讯形式更为方便。更为重要的是，可保护隐私。因为私人信件是受国家法律保护的，除了本人任何人不得拆阅，否则是违法的。
（一）书信的写法
书信一般由称谓、正文、祝颂语、署名和写信日期五部分组成。
1、称谓
称谓是写信人对收信人的称呼，表明双方的关系，如祖父、祖母、父亲、母亲、叔父、伯父、老师、同学等等。称谓要注意对方的长幼辈分，讲礼貌。对长辈不能直呼姓名，对平辈或晚辈可称名字或在名字后加称呼，如“国强兄”、“慧芳妹”；也可只用一个字加称呼，如“强哥”、“芳妹”等，以表示关系亲密。有时为了表示对同学或朋友的尊敬或亲密，即使不是亲属，也可以称兄道弟，至于夫妻之间则可用比较亲热的称呼。但对关系比较亲近的人，不可在名字前加姓，并在称谓后面加“：”（冒号）。
2、正文
正文是信的主要部分，第二行开始空两个字写。
开头一般先写问候话或询问收信人近来的身体、工作、学习等情况。如“你好”、“久不通信，不知近来身体可好”等，也可按季节或节日来写，如“新春好”、“过年好”这类。如果是回信，则要对来信中讲过的事情表示态度。接着另起一行空两个字写信的主要内容。一般先简单地说明写信的目的，接着写要说的事情。如果内容比较多可分几段写，每一段都要另起一行空两个字写。写信前最好先打个腹稿，以便做到先写什么，后写什么，哪些要详细写，哪些可以略写心中有数，以免写得主次不分，前后混乱，使对方看不明白。同时要注意把话说清楚，因为信是单方面的谈话，以免对方因看不清楚，产生疑问再来信询问，造成不必要的麻烦。
3、祝颂语
祝颂语一般由“此致”加“敬礼”或“敬祝”加“春安”之类词语组成。“此致”、“敬祝”等右紧接正文最后一句写，也可以另起一行空两上字写。表示祝颂的词语，如“敬礼”、“春安”等则应另起一行顶格写。用什么祝颂要根据对象和时间、季节或节日等情况而定。
4、署名
信写完后写上自己的姓名。对亲属或要好的同学朋友，可不写好，只写名：对不熟悉的人则应写上姓名。署名位置在信纸右下方，并离正文二三行。
5、日期
日期通常常用公历，如用农历应在日期前注明“农历”。有时也可不写具体的日期，可写节气，如“二OO二年仲秋”。如信的内容比较重要，或需要保存一段时间，则应写明何年何月何日，甚至几时、几分。日期应写在署名的下一行，比署名偏右。
二、条据
条据是处理日常临时性事务的文书。根据不同的用途，条据分为“便条”和“凭据”两大类。其共同的特点是：形式短小、内容单一、文字简约、书写严格。
“便条”实际上是短小简便的书信。如我们在日常生活或工作中遇到某件事情需要向别人交代，但一时又找不到人，或因为其他原因不能面谈，这时就可以通过便条来转告。“凭据”则是收到或借用钱物后给对方的证据，作为一种简便的交接凭证，以便今后结算或要求归还时有据可查，俗话说“恐后无凭，立此为据”就是这个意思。
别看条据短小，寥寥几行字还不起眼，其作用不可低估。战争年代，如果没有一张人民政府开具的“路条”，就会被红缨枪挡在解放区的村口。当年人民军队向老百姓借粮借物留下的一张张借据，今天已经成为革命历史文物。如今，虽然社会发展了，但是，条据在我们的日常生活和工作中，依然还具有其他文书所不能替代的作用，许多场合还是少不了条据。而由于条据书写不慎，给个人或企业带来麻烦甚至造成不必要损失的事例也屡见不鲜。因此，我们要提高对学习条据重要性的认识，切实掌握条据的写作知识，学会写常用的条据。
（一）条据的写法
条据大都由称谓或条据名称、正文、结束语和署名、日期五部分组成。
1、称谓或名称
便条，如请假条、留言条、证明（介绍）条等，第一行顶格写收条人或单位的姓名、称谓或名称。凭据一般居中写“借条”、“收据”或“领条”等名称。
2、正文
第二行空两个字写正文。
条据的正文一般只有一段，根据不同的用途写。如请假条，说明请假的原因、请假起讫日期或时间。留言条靠知事情，如要求对方回家的，说明回复的地址、电话号码或联系方法；要求另行面谈的，写清约见的时间、地址。证明（介绍）条说明办事人员的身份，处理或办理什么事情。借条、收据、领条，写清钱物金额、名称、规格、数量、质量（新旧、好坏程度）等款项。借条还应写明归还的日期；如借用钱物未经同意，在借条上还须说明借用的原因及归还的方法。

3、结束语
结束语可另起一行或紧接正文写，写法根据用途和对象而定。请假条一般写“请予批准为荷”；托人办事的留言条一般表示谢意，约见面谈的则应提请对方注意，如“届时请勿失约”等。证明条一般写“特此证明，请予接洽为荷”。借条、收据或领条，可都写“此据”。至于祝颂语可写或不写。
4、署名和日期
写法和其他书信基本相同。

[例文一]请假条
三、请假条
杨组长：
按厂部通知，派我下乡去采购材料，时间约一天。5月10日不能到培训班来上课，特此请假。
2班学员×××
5月7日

[例文二]留言条
小张：
最近我们组的产品质量不够稳定，我发现是前道工序的原料不合格的缘故。我明日参加产品质量鉴定培训班学习，请你明日一上班就去抽样检查，做好详细的记录，我回来后再商量解决的办法。我提早下班了，特留此条。
夜班×××
即日凌晨2时

[例文三] 证明条
大众综合商店：
我厂于本月12日向你店购买生活用品一批（品名及数量详见清单），货款已于当日付讫。今由我厂驾驶员×××同志（车号：××××××）到你店提取。
特此证明
××××（公章）
2002年6月11日
[例文四] 借条
借 条
今借到图书室《微型计算机应用基础》、《计算机文字录入员培训教材》、《Windows基础教程》（附光盘一张）菜叁册。定于6月`5日前归还。
×××
5月11日
[例文五] 欠 条
今向你店购买办公用品一批，因携款不足，玩先付陆千叁百捌拾玖元整，尚欠壹千染百零肆元，定于12月6日送到。
××公司采购员×××
12月4日
[例文六] 收 据
今收到4月份加班费贰佰染拾肆元，奖金壹佰捌拾玖元，共计肆佰陆拾叁元整。此据。
×××
5月8日
[例文七] 领 条
今领到材料仓库发给的工作服拾伍套，胶鞋肆双，铁镐贰拾陆把。此据。
经手人：×××
6月14日
[例文八] 介绍条
×市××蔬菜试验场：
兹介绍我村良种培育场×××同志，前去你场咨询关于日本蓝花菜培育技术，请予接洽。
××市××乡××村委会（章）
2002年11月12日
（二）写条据注意事项
1、内容要写清楚，做到一文一事
日期、时间、地址要准确详实。写领条、借条、收据或欠条前要认真清点钱物，做到钱物与条据的内容相符，准确无误。在同一张便条上不要写两件事情，也不要在同一张条据上既写收，又写借或领。因为收条，领条是作为凭证保存的，而借条在钱物归还后还给借用人。

2、数字书写要规范
数字要用大写，最好不要用阿拉伯数字。要紧接着前面的文字写，两者之间不要留下空白；多位数不要分开写，写完要加“整”字；正文与署名之间也不要留下太多的空白，以免被人添写。
3、要使用法定的计量单位
条据的计量单位必须规范，应使用法定计量单位。加长度应用“米”，不用“公尺”或“尺”，质量用“千克”不用“斤”，并注意法定计量单位与习惯计算单位的换算方法。此外，数量词要搭配恰当，如桌子“一张”不能说“一只”。
4、字体要端正，字迹要清楚。
有关写字的问题，前几课都曾讲过，写条据，字写得正确更为重要。注意不要写错别字或不规范的字，写好后要仔细核对，有时一字之错会引出许多麻烦。如某洗衣店营业员开收件单据时，将一件价值一千多元的“羊绒衫”误写成了“羊毛衫”，当时顾客没有注意，后来这件衣服洗坏了，在赔偿的价值上就发生了争执，因为一件“羊毛衫”只值几十元。
此外，条据应当由当事人亲笔写，委托他人代写的，必须由当事人签名盖章；以单位名义写的应加盖公章。条据写好后不要涂改，如已更改要在改动处盖章。要用钢笔或毛笔写，并用黑色或蓝色墨水，切不可用铅笔写，以免褪色或字迹不清。